মাইক্রোসফট এক্সেল (Microsoft Excel): একটি কমপ্লিট গাইড

Microsoft Excel হলো Microsoft Office Suite-এর একটি শক্তিশালী Spreadsheet প্রোগ্রাম। ডেটা অর্গানাইজ করা, ক্যালকুলেশন করা, ডেটা অ্যানালাইসিস করা, চার্ট তৈরি করা এবং রিপোর্টিং-এর মতো অসংখ্য কাজে এটি ব্যবহার করা হয়। শিক্ষার্থী থেকে শুরু করে প্রফেশনাল, সবার জন্যই Excel একটি অপরিহার্য টুল। এই আর্টিকেলে আমরা Excel-এর বেসিক থেকে শুরু করে অ্যাডভান্সড কিছু টপিক ধাপে ধাপে শিখব।

সরকারী কম্পিউটার সার্টিফিকেটের জন্যে ক্লিক করুন

বিস্তারিত জানতে ফেসবুকে এসএমএস করুন

ক্লাস ১: MS Excel পরিচিতি এবং বেসিক অপারেশনস (Introduction & Basic Operations)

এই সেকশনে আমরা এক্সেল ইন্টারফেস, বেসিক টার্মস এবং সাধারণ কিছু কাজ সম্পর্কে জানব।

১.১ এক্সেল ইন্টারফেস (Excel Interface)

আপনি যখন এক্সেল খুলবেন, তখন অনেকগুলো অপশন ও টুলস দেখতে পাবেন। এগুলোকে একসাথে Excel Interface বলা হয়। নিচের টেবিলে প্রধান অংশগুলো বর্ণনা করা হলো।

টেবিল ১: এক্সেল ইন্টারফেসের উপাদান

উপাদান (Component)	বিবরণ (Description)	উদাহরণ (Example/Use Case)
Ribbon	এটি Excel-এর উপরের দিকে থাকা একটি টুলবার যেখানে বিভিন্ন Tab (যেমন Home, Insert, Page Layout) থাকে। প্রতিটি ট্যাবের ভেতরে সম্পর্কিত কমান্ডগুলো Group আকারে সাজানো থাকে।	Home Tab-এর Font Group ব্যবহার করে লেখার সাইজ ও কালার পরিবর্তন করা যায়। Insert Tab থেকে Chart বা Table যোগ করা যায়।
Formula Bar	এটি Ribbon-এর ঠিক নিচে থাকে। কোনো সেলে (Cell) ক্লিক করলে সেই সেলের ভ্যালু বা ফর্মুলা এখানে দেখা যায়। এখান থেকে ফর্মুলা এডিটও করা যায়।	A1 সেলে যদি `=SUM(B1:B5)` লেখা থাকে, তাহলে A1 সেলে ক্লিক করলে ফর্মুলা বারে এই ফর্মুলাটি দেখা যাবে।
Name Box	এটি Formula Bar-এর বাম পাশে থাকে। এটি বর্তমানে সিলেক্ট করা সেলের অ্যাড্রেস (Cell Address) দেখায়।	আপনি যদি C5 সেলে ক্লিক করেন, Name Box-এ “C5” লেখাটি দেখাবে।
Worksheet/Spreadsheet	এটি মূল কাজের জায়গা, যা অসংখ্য Row এবং Column দিয়ে গঠিত। প্রতিটি এক্সেল ফাইলে ডিফল্টভাবে এক বা একাধিক শিট থাকে।	আপনি একটি শিটে ছাত্র-ছাত্রীদের রেজাল্ট তৈরি করতে পারেন, আরেকটি শিটে তাদের ব্যক্তিগত তথ্য রাখতে পারেন।
Cell	Row এবং Column-এর সমন্বয়ে গঠিত প্রতিটি ছোট বক্সকে Cell বলে। প্রতিটি সেলের একটি ইউনিক অ্যাড্রেস থাকে।	Column ‘B’ এবং Row ‘3’ যেখানে মিলিত হয়, সেই সেলটির অ্যাড্রেস হলো B3।
Row	Worksheet-এর সারিগুলোকে Row বলে। এগুলো 1, 2, 3… এভাবে সংখ্যা দিয়ে চিহ্নিত করা থাকে।	একটি Row-তে একজন ছাত্রের সমস্ত তথ্য (নাম, রোল, প্রাপ্ত নম্বর) রাখা যেতে পারে।
Column	Worksheet-এর কলামগুলোকে Column বলে। এগুলো A, B, C… এভাবে অক্ষর দিয়ে চিহ্নিত করা থাকে।	একটি Column-এ সকল ছাত্রের শুধু গণিতের নম্বর রাখা যেতে পারে।
Status Bar	এটি Excel Window-এর একদম নিচে থাকে। এখানে Zoom Control, Page View অপশন এবং সিলেক্ট করা ডেটার কিছু দ্রুত ক্যালকুলেশন (যেমন Sum, Count, Average) দেখা যায়।	আপনি যদি কিছু সেল সিলেক্ট করেন, Status Bar-এ সেগুলোর যোগফল বা গড় স্বয়ংক্রিয়ভাবে দেখতে পাবেন।

১.২ ফাইল ম্যানেজমেন্ট (File Management)

যেকোনো কাজ শুরু করার আগে ফাইল তৈরি করা, সেভ করা এবং খোলার নিয়ম জানা জরুরি।

টেবিল ২: ফাইল অপারেশনস

কাজ (Operation)	কীবোর্ড শর্টকাট (Shortcut)	বর্ণনা (Description)
New Workbook	`Ctrl + N`	একটি সম্পূর্ণ নতুন, খালি এক্সেল ফাইল তৈরি করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয়।
Open Workbook	`Ctrl + O`	আপনার কম্পিউটারে আগে থেকে সেভ করা কোনো এক্সেল ফাইল খোলার জন্য এটি ব্যবহার করা হয়।
Save Workbook	`Ctrl + S`	কাজ করার সময় ফাইলটি সেভ করার জন্য বা পরিবর্তনগুলো সংরক্ষণ করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয়। প্রথমবার সেভ করার সময় এটি “Save As”-এর মতো কাজ করে।
Save As	`F12`	ফাইলটিকে একটি নতুন নামে বা নতুন কোনো জায়গায় সেভ করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয়। ফাইলের ফরম্যাট (e.g., .xlsx, .csv, .pdf) পরিবর্তন করার জন্যও এটি জরুরি।

১.৩ ডেটা এন্ট্রি এবং বেসিক ফরম্যাটিং (Data Entry & Basic Formatting)

এক্সেলের আসল কাজ শুরু হয় ডেটা এন্ট্রি দিয়ে। ডেটা এন্ট্রি করার পর সেগুলোকে সুন্দরভাবে সাজানোর জন্য ফরম্যাটিং ব্যবহার করা হয়।

টেবিল ৩: বেসিক ফরম্যাটিং টুলস (Home Tab-এ অবস্থিত)

টুল (Tool)	ব্যবহার (How to Use)	কাজ (Function)
Font	Home > Font Group থেকে ফন্টের নাম (e.g., Calibri, Times New Roman), সাইজ, কালার পরিবর্তন করা যায়।	লেখা বা সংখ্যাকে আকর্ষণীয় এবং পড়ার উপযোগী করে তোলে। হেডিং-এর জন্য বড় ফন্ট ব্যবহার করা হয়।
Bold, Italic, Underline	`Ctrl+B`, `Ctrl+I`, `Ctrl+U` অথবা Home > Font Group থেকে সিলেক্ট করুন।	লেখাকে গুরুত্বপূর্ণ বোঝাতে Bold, বাঁকা করতে Italic এবং আন্ডারলাইন করতে Underline ব্যবহার করা হয়।
Borders	Home > Font Group > Borders Dropdown থেকে All Borders, Thick Box Border ইত্যাদি সিলেক্ট করুন।	টেবিলের প্রতিটি সেলের চারপাশে বর্ডার দিয়ে ডেটাকে সুসংগঠিতভাবে দেখানো হয়।
Fill Color (Shading)	Home > Font Group > Fill Color থেকে পছন্দের রঙ সিলেক্ট করুন।	সেলের ব্যাকগ্রাউন্ড কালার পরিবর্তন করার জন্য এটি ব্যবহৃত হয়। হেডিং বা নির্দিষ্ট কোনো ডেটাকে হাইলাইট করতে খুব কার্যকর।
Merge & Center	Home > Alignment Group > Merge & Center-এ ক্লিক করুন।	একাধিক সেলকে একত্রিত করে একটি বড় সেলে পরিণত করার জন্য এটি ব্যবহার করা হয়। সাধারণত টেবিলের শিরোনাম (Title) তৈরির জন্য এটি খুব দরকারি।
Alignment	Home > Alignment Group থেকে Left, Center, Right, Top, Middle, Bottom অ্যালাইনমেন্ট সিলেক্ট করুন।	সেলের ভেতরের লেখা বা সংখ্যাকে কোন দিকে সাজানো হবে (বামে, ডানে, মাঝে) তা ঠিক করে।

১.৪ রো এবং কলাম ম্যানেজমেন্ট (Row & Column Management)

কাজের প্রয়োজনে নতুন রো/কলাম যোগ করা বা অপ্রয়োজনীয় রো/কলাম ডিলিট করার দরকার হয়।

Insert Row/Column: যে রো বা কলামের আগে নতুন রো/কলাম যোগ করতে চান, সেটিকে সিলেক্ট করে Right Click করুন এবং Insert অপশনে ক্লিক করুন।
Delete Row/Column: যে রো বা কলামটি ডিলিট করতে চান, সেটিকে সিলেক্ট করে Right Click করুন এবং Delete অপশনে ক্লিক করুন।

১.৫ বেসিক ক্যালকুলেশন এবং অটোসাম (Basic Calculation & AutoSum)

এক্সেলের সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো এটি দ্রুত এবং নির্ভুলভাবে ক্যালকুলেশন করতে পারে।

Formula-এর শুরু: Excel-এ যেকোনো ফর্মুলা লেখার আগে অবশ্যই = ( সমান চিহ্ন) দিতে হবে।
অপারেটরস:
- যোগ: +
- বিয়োগ: -
- গুণ: *
- ভাগ: /

উদাহরণ: ধরুন A1 সেলে 10 এবং B1 সেলে 5 আছে।

টেবিল ৪: বেসিক ক্যালকুলেশনের উদাহরণ

ক্যালকুলেশন	ফর্মুলা (C1 সেলে লেখা)	ফলাফল (Result in C1)
যোগ (Addition)	`=A1+B1`	15
বিয়োগ (Subtraction)	`=A1-B1`	5
গুণ (Multiplication)	`=A1*B1`	50
ভাগ (Division)	`=A1/B1`	2

AutoSum: এটি একটি চমৎকার ফিচার যা দিয়ে এক ক্লিকে অনেকগুলো সংখ্যার যোগফল বের করা যায়।

ব্যবহার: যে সংখ্যাগুলো যোগ করতে চান, তার নিচের খালি সেলে ক্লিক করুন। এরপর Home Tab > Editing Group থেকে AutoSum (∑) -এ ক্লিক করুন অথবা Alt + = চাপুন। এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে উপরের সেলগুলোকে সিলেক্ট করে SUM ফাংশন তৈরি করে দেবে।

ক্লাস ২: ফাংশন এবং ফর্মুলা (Functions & Formulas)

ফাংশন হলো আগে থেকে তৈরি করা ফর্মুলা যা নির্দিষ্ট কাজ করে। ফর্মুলা এবং ফাংশন ব্যবহার করে জটিল সব হিসাব-নিকাশ সহজেই করা যায়।

২.১ সাধারণ ফাংশন (Common Functions)

নিচের টেবিলে বহুল ব্যবহৃত কিছু ফাংশনের বর্ণনা দেওয়া হলো।

উদাহরণ ডেটাসেট: ধরুন B2 থেকে B6 পর্যন্ত সেলগুলোতে কিছু সংখ্যা আছে: 10, 20, 30, 40, 50।

টেবিল ৫: বহুল ব্যবহৃত এক্সেল ফাংশন

ফাংশন (Function)	সিনট্যাক্স (Syntax)	বর্ণনা (Description)	উদাহরণ (Example)	ফলাফল
SUM	`=SUM(range)`	নির্দিষ্ট রেঞ্জের সংখ্যাগুলোর যোগফল বের করে।	`=SUM(B2:B6)`	150
AVERAGE	`=AVERAGE(range)`	নির্দিষ্ট রেঞ্জের সংখ্যাগুলোর গড় (average) বের করে।	`=AVERAGE(B2:B6)`	30
MAX	`=MAX(range)`	নির্দিষ্ট রেঞ্জের মধ্যে সবচেয়ে বড় সংখ্যাটি খুঁজে বের করে।	`=MAX(B2:B6)`	50
MIN	`=MIN(range)`	নির্দিষ্ট রেঞ্জের মধ্যে সবচেয়ে ছোট সংখ্যাটি খুঁজে বের করে।	`=MIN(B2:B6)`	10
COUNT	`=COUNT(range)`	নির্দিষ্ট রেঞ্জে কতগুলো সংখ্যাসহ সেল আছে তা গণনা করে। টেক্সট বা খালি সেল গণনা করে না।	`=COUNT(B2:B6)`	5
COUNTA	`=COUNTA(range)`	নির্দিষ্ট রেঞ্জে কতগুলো সেল খালি নয় (non-empty) তা গণনা করে। সংখ্যা এবং টেক্সট উভয়ই গণনা করে।	`=COUNTA(A1:A10)`	যদি ঐ রেঞ্জে ৭টি সেলে ডেটা থাকে, ফলাফল হবে 7।

২.২ কন্ডিশনাল ফর্মুলা: IF ফাংশন (Conditional Formula: IF Function)

IF ফাংশন এক্সেলের অন্যতম শক্তিশালী একটি ফাংশন। এটি একটি নির্দিষ্ট শর্ত (Condition) পরীক্ষা করে এবং শর্তটি সত্য (True) হলে একটি ভ্যালু আর মিথ্যা (False) হলে অন্য একটি ভ্যালু রিটার্ন করে।

সিনট্যাক্স: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)

উদাহরণ: একজন ছাত্রের পরীক্ষার নম্বর 40 বা তার বেশি হলে “Pass” এবং কম হলে “Fail” দেখাবে। ধরুন, ছাত্রের নম্বর A2 সেলে আছে।

টেবিল ৬: IF ফাংশনের ব্যবহার

আর্গুমেন্ট (Argument)	ব্যাখ্যা (Explanation)	উদাহরণ
logical_test	এটি হলো সেই শর্ত যা এক্সেল পরীক্ষা করবে। যেমন: A2>=40	`A2>=40` (A2 সেলের ভ্যালু কি 40-এর চেয়ে বড় বা সমান?)
value_if_true	শর্তটি যদি সত্যি হয়, তাহলে কী ফলাফল দেখাবে।	`"Pass"`
value_if_false	শর্তটি যদি মিথ্যা হয়, তাহলে কী ফলাফল দেখাবে।	`"Fail"`
সম্পূর্ণ ফর্মুলা	`=IF(A2>=40, "Pass", "Fail")`	যদি A2 সেলে 75 থাকে, ফলাফল হবে “Pass”। যদি 35 থাকে, ফলাফল হবে “Fail”।

Nested IF: অনেক সময় একাধিক শর্ত পরীক্ষা করার প্রয়োজন হয়। তখন একটি IF ফাংশনের ভেতর আরেকটি IF ফাংশন ব্যবহার করা হয়, একে Nested IF বলে।

উদাহরণ: নম্বরের ওপর ভিত্তি করে গ্রেড (A, B, C, F) দেওয়া।

=IF(A2>=80, "A", IF(A2>=60, "B", IF(A2>=40, "C", "F")))

২.৩ সেল রেফারেন্স: Relative, Absolute & Mixed

ফর্মুলা কপি করার সময় সেলের অ্যাড্রেস কীভাবে পরিবর্তিত হবে, তা সেল রেফারেন্সের মাধ্যমে নিয়ন্ত্রিত হয়। এটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটি কনসেপ্ট।

টেবিল ৭: সেল রেফারেন্সের প্রকারভেদ

প্রকার (Type)	উদাহরণ (Example)	বর্ণনা (Description)	কখন ব্যবহার করবেন?
Relative Reference	`A1`	এটি ডিফল্ট রেফারেন্স। ফর্মুলা যখন অন্য সেলে কপি করা হয়, তখন রো এবং কলাম নম্বর উভয়ই পরিবর্তিত হয়।	যখন আপনি একটি ফর্মুলা একটি সিরিজের প্রতিটি আইটেমের জন্য প্রয়োগ করতে চান। যেমন, প্রতিটি ছাত্রের মোট নম্বর বের করা।
Absolute Reference	`$A$1`	এখানে কলাম (A) এবং রো (1) উভয়ের আগে `$` চিহ্ন ব্যবহার করে লক করে দেওয়া হয়। ফর্মুলা কপি করলে এই সেলের অ্যাড্রেস পরিবর্তন হয় না।	যখন ফর্মুলার একটি অংশকে স্থির (fixed) রাখতে হয়। যেমন, সকল পণ্যের মূল্যের উপর একটি নির্দিষ্ট Tax Rate (ধরা যাক, 15%) প্রয়োগ করা।
Mixed Reference	`$A1` বা `A$1`	এখানে হয় কলাম অথবা রো-কে লক করা হয়। `$A1`-এ কলাম A লক করা, কিন্তু রো পরিবর্তন হতে পারে। `A$1`-এ রো 1 লক করা, কিন্তু কলাম পরিবর্তন হতে পারে।	জটিল টেবিল বা ম্যাট্রিক্সে ক্যালকুলেশন করার সময় এটি খুব কার্যকর। যেমন, একটি Multiplication Table তৈরি করা।

কীভাবে $ চিহ্ন যোগ করবেন? ফর্মুলা লেখার সময় সেল অ্যাড্রেসের উপর কার্সর রেখে কীবোর্ডের F4 কী চাপুন। বারবার চাপলে রেফারেন্সের ধরন (A1 -> A1 -> A$1 -> $A1) পরিবর্তন হতে থাকবে।

ক্লাস ৩ এবং ৪: প্র্যাকটিক্যাল অ্যাপ্লিকেশন (Practical Applications)

এই সেকশনে আমরা শিখব কীভাবে বিভিন্ন বাস্তব জীবনের কাজ, যেমন স্যালারি শিট, বিদ্যুৎ বিল বা রেজাল্ট শিট তৈরি করতে হয়।

৩.১ স্যালারি শিট তৈরি (Creating a Salary Sheet)

একটি কোম্পানির কর্মচারীদের মাসিক বেতন হিসাব করার জন্য স্যালারি শিট তৈরি করা হয়।

স্যাম্পল ডেটা:

Emp ID	Name	Basic Salary
101	Rahim	25000
102	Karim	30000
103	Sumi	22000

শর্ত (Conditions):

House Rent: Basic Salary-এর 50%
Medical Allowance: Basic Salary-এর 15%
Provident Fund (PF): Basic Salary-এর 10% (এটি Gross Salary থেকে কাটা হবে)
Tax: Gross Salary যদি 30000-এর বেশি হয়, তাহলে 5% tax প্রযোজ্য হবে, নইলে 0%।

টেবিল ৮: স্যালারি শিট ক্যালকুলেশন

Column Name	Formula (Row 2-এর জন্য)	ফর্মুলার ব্যাখ্যা
Basic Salary (C2)	(User Input)	কর্মচারীর মূল বেতন।
House Rent (D2)	`=C2*50%`	Basic Salary-এর 50%। `=C2*0.5` এভাবেও লেখা যায়।
Medical Allowance (E2)	`=C2*15%`	Basic Salary-এর 15%।
Gross Salary (F2)	`=SUM(C2:E2)`	Basic, House Rent এবং Medical Allowance-এর যোগফল।
Provident Fund (G2)	`=C2*10%`	Basic Salary-এর 10%।
Tax (H2)	`=IF(F2>30000, F2*5%, 0)`	IF ফাংশন ব্যবহার করে শর্ত অনুযায়ী ট্যাক্স hesap করা হয়েছে।
Net Salary (I2)	`=F2-G2-H2`	Gross Salary থেকে PF এবং Tax বিয়োগ করে চূড়ান্ত বেতন বের করা হয়েছে।

এই ফর্মুলাগুলো প্রথম কর্মচারীর জন্য লিখে, তারপর Fill Handle (সেলের নিচের ডান কোণায় থাকা ছোট বর্গ) ধরে নিচের দিকে টেনে দিলে বাকি সব কর্মচারীর হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে হয়ে যাবে।

৩.২ রেজাল্ট শিট (Result Sheet with Grading)

ছাত্র-ছাত্রীদের পরীক্ষার নম্বরের উপর ভিত্তি করে গ্রেড পয়েন্ট বের করা।

টেবিল ৯: গ্রেডিং সিস্টেম (Nested IF ব্যবহার করে)

Marks Range	Grade
80 – 100	A+
70 – 79	A
60 – 69	A-
50 – 59	B
40 – 49	C
< 40	F

ধরুন, B2 সেলে ছাত্রের প্রাপ্ত নম্বর (Marks) আছে। তাহলে C2 সেলে Grade বের করার ফর্মুলা হবে: =IF(B2>=80, "A+", IF(B2>=70, "A", IF(B2>=60, "A-", IF(B2>=50, "B", IF(B2>=40, "C", "F")))))

এই একটি ফর্মুলা ব্যবহার করে হাজার হাজার ছাত্রের গ্রেড মুহূর্তের মধ্যে বের করা সম্ভব।

৩.৩ বেসিক চার্ট তৈরি (Creating Basic Charts)

ডেটাকে দৃশ্যমান এবং সহজে বোঝার মতো করে উপস্থাপন করার জন্য চার্ট (Chart) বা গ্রাফ (Graph) ব্যবহার করা হয়।

কখন কোন চার্ট ব্যবহার করবেন?

টেবিল ১০: সাধারণ চার্টের ব্যবহার

চার্টের ধরন (Chart Type)	ব্যবহার (Best For)	উদাহরণ
Column/Bar Chart	বিভিন্ন ক্যাটাগরির মধ্যে ডেটা তুলনা করার জন্য।	বিভিন্ন মাসে কোম্পানির সেলস তুলনা করা।
Line Chart	সময়ের সাথে ডেটার পরিবর্তন বা ট্রেন্ড দেখানোর জন্য।	গত এক বছরে একটি পণ্যের দামের ওঠানামা দেখানো।
Pie Chart	একটি সম্পূর্ণ অংশের শতকরা ভাগ দেখানোর জন্য।	একটি কোম্পানির মোট খরচের বিভিন্ন খাতের (বেতন, মার্কেটিং, ভাড়া) শতকরা হার দেখানো।

চার্ট তৈরির ধাপ:

প্রথমে যে ডেটা দিয়ে চার্ট বানাতে চান, সেই ডেটা রেঞ্জ সিলেক্ট করুন (হেডিং সহ)।
Insert ট্যাবে যান।
Charts গ্রুপ থেকে আপনার পছন্দের চার্ট (যেমন Column বা Pie) সিলেক্ট করুন।
এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি চার্ট তৈরি করে দেবে।
চার্টটি সিলেক্ট করলে উপরে Chart Design এবং Format নামে দুটি নতুন ট্যাব আসবে। এখান থেকে আপনি চার্টের ডিজাইন, কালার, টাইটেল, লেবেল ইত্যাদি পরিবর্তন করতে পারবেন।

ক্লাস ৫: ডেটা ম্যানেজমেন্ট (Data Management)

বড় ডেটাসেট নিয়ে কাজ করার সময় ডেটা সাজানো, ফিল্টার করা এবং নির্দিষ্ট ডেটাকে হাইলাইট করা খুব জরুরি।

৫.১ ডেটা সর্টিং (Data Sorting)

ডেটাকে একটি নির্দিষ্ট ক্রমানুসারে (Order) সাজানোকে Sorting বলে।

Ascending Order: ছোট থেকে বড় (A-Z, 1-100) সাজানো।
Descending Order: বড় থেকে ছোট (Z-A, 100-1) সাজানো।

সর্ট করার ধাপ:

আপনার ডেটা টেবিলের যেকোনো একটি সেলে ক্লিক করুন।
Data ট্যাবে যান।
Sort & Filter গ্রুপ থেকে Sort A-Z (ছোট থেকে বড়) বা Sort Z-A (বড় থেকে ছোট) তে ক্লিক করুন।
যদি একাধিক কলামের উপর ভিত্তি করে সর্ট করতে চান (যেমন, প্রথমে Department অনুযায়ী, তারপর Salary অনুযায়ী), তাহলে Sort বাটনে ক্লিক করে Custom Sort অপশন ব্যবহার করুন।

৫.২ ডেটা ফিল্টার (Data Filter)

ফিল্টার ব্যবহার করে আপনি একটি বড় ডেটাসেট থেকে শুধুমাত্র আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা দেখতে পারেন এবং বাকি ডেটা সাময়িকভাবে লুকিয়ে রাখতে পারেন।

ফিল্টার করার ধাপ:

আপনার ডেটা টেবিলের যেকোনো একটি সেলে ক্লিক করুন।
Data ট্যাবে যান এবং Sort & Filter গ্রুপ থেকে Filter বাটনে ক্লিক করুন।
আপনি দেখবেন, আপনার টেবিলের প্রতিটি কলামের হেডিং-এর পাশে একটি ড্রপ-ডাউন অ্যারো (Arrow) চলে এসেছে।
যেকোনো কলামের অ্যারো-তে ক্লিক করে আপনি নির্দিষ্ট কোনো ভ্যালুর উপর ভিত্তি করে ডেটা ফিল্টার করতে পারবেন। যেমন, শুধুমাত্র “Dhaka” লোকেশনের কর্মচারীদের তালিকা দেখতে পারবেন।

৫.৩ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং (Conditional Formatting)

এটি এক্সেলের একটি চমৎকার ফিচার। এর মাধ্যমে আপনি নির্দিষ্ট শর্তের উপর ভিত্তি করে সেলের ফরম্যাটিং (যেমন, সেলের কালার, ফন্টের কালার, আইকন) স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন করতে পারেন।

উদাহরণ:

যেসব ছাত্রছাত্রী 40-এর কম নম্বর পেয়েছে, তাদের সেলগুলো লাল রঙে হাইলাইট করা।
যেসব পণ্যের স্টক 10-এর নিচে নেমে গেছে, সেগুলোকে চিহ্নিত করা।
সবচেয়ে বেশি সেলস করা টপ ১০টি এন্ট্রিকে সবুজ রঙে দেখানো।

কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহারের ধাপ:

যে ডেটা রেঞ্জের উপর ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে চান, সেটি সিলেক্ট করুন।
Home ট্যাবে যান।
Styles গ্রুপ থেকে Conditional Formatting-এ ক্লিক করুন।
একটি ড্রপ-ডাউন মেনু আসবে যেখানে অনেকগুলো অপশন থাকবে:
- Highlight Cells Rules: 특정 শর্তের (যেমন, Greater Than, Less Than, Equal to) উপর ভিত্তি করে সেল হাইলাইট করে।
- Top/Bottom Rules: টপ ১০টি আইটেম, বটম ১০% ইত্যাদি খুঁজে বের করে।
- Data Bars: সেলের ভ্যালু অনুযায়ী সেলের ভেতরে একটি বার দেখায়, যা ডেটাকে দৃশ্যমান করে তোলে।
- Color Scales: ভ্যালুর ওপর ভিত্তি করে সেলে বিভিন্ন রঙের শেড দেখায়।
- Icon Sets: ভ্যালুর ওপর ভিত্তি করে সেলে বিভিন্ন আইকন (যেমন, Arrow, Traffic Lights) দেখায়।
আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী যেকোনো একটি রুল সিলেক্ট করুন এবং শর্তগুলো নির্দিষ্ট করে দিন।

টেবিল ১১: কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এর উদাহরণ

নিয়ম (Rule)	ব্যবহার (Use Case)	কীভাবে করবেন (How to Apply)
Greater Than	50,000 টাকার চেয়ে বেশি দামের সকল পণ্যকে হাইলাইট করা।	Select Data > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Greater Than… > Enter 50000 and choose formatting.
Duplicate Values	একটি কলামে যদি কোনো ডুপ্লিকেট এন্ট্রি থাকে (যেমন, একই মোবাইল নম্বর দুইবার), তা খুঁজে বের করা।	Select Data > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values…
Data Bars	ছাত্রছাত্রীদের প্রাপ্ত নম্বরগুলোকে একটি বারের মাধ্যমে সেলের ভেতরেই দেখানো, যাতে এক নজরে বোঝা যায় কে কত পেয়েছে।	Select Marks Column > Conditional Formatting > Data Bars > Choose a style.

উপসংহার (Conclusion)

Microsoft Excel শুধুমাত্র একটি ডেটা এন্ট্রি টুল নয়, এটি একটি শক্তিশালী অ্যানালিটিক্যাল এবং রিপোর্টিং টুল। এই আর্টিকেলে আলোচিত বিষয়গুলো (ইন্টারফেস, বেসিক অপারেশনস, ফর্মুলা, ফাংশন, চার্ট এবং ডেটা ম্যানেজমেন্ট) ভালোভাবে আয়ত্ত করতে পারলে আপনি এক্সেলের জগতে আত্মবিশ্বাসের সাথে কাজ করতে পারবেন। মনে রাখবেন, এক্সেল শেখার সবচেয়ে ভালো উপায় হলো নিয়মিত অনুশীলন করা। বিভিন্ন ধরনের ডেটাসেট নিয়ে কাজ করুন এবং নতুন নতুন সমস্যা সমাধানের চেষ্টা করুন। আপনার এক্সেল যাত্রা শুভ হোক!